11 pautas para planificarse adecuadamente (en tu proceso de planificación)

Adoptar una buena planificación es de gran ayuda para distribuir el tiempo correctamente, lo que favorece la productividad y la motivación en el trabajo, además de reducir el desgaste.

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Vivimos en un mundo que cada vez se mueve más deprisa. Habitualmente, afrontamos el día a día con la sensación de no llegar a todo, como si los días no tuviesen suficientes horas para poder abordar nuestras tareas pendientes. Muchas veces, la sensación de saturación en la jornada no viene dada por el volumen de trabajo en sí mismo, sino más bien por una deficiente planificación del tiempo. Además de atender nuestras obligaciones, es fundamental respetar el espacio de ocio y descanso, de manera que exista un reparto del tiempo razonable entre las distintas esferas de la vida.

Lo cierto es que no podemos hacer que el día tenga más de 24 horas, aunque sí podemos aprender a extraer el máximo partido a nuestra jornada para abordar nuestras obligaciones sin dejar de disfrutar de la vida. Si te identificas con esta sensación de agobio por no llegar a todo, te interesará seguir leyendo, pues en este artículo comentaremos algunas pautas para mejorar las habilidades de planificación.

La importancia de la planificación

Seguramente te estés preguntando qué puede aportar una adecuada planificación a tu vida cotidiana. A continuación, vamos a repasar los principales beneficios que una buena gestión del tiempo puede brindar a tu desempeño y salud mental.

1. Reducción del tiempo perdido

Una de las consecuencias más obvias de planificarse bien tiene que ver con lograr un mayor aprovechamiento del tiempo. Establecer de forma previa qué objetivos se deben conseguir y qué tiempo se dedicará a cada uno es clave para llevar una vida más ordenada y evitar desperdiciar momentos muy valiosos en el día a día.

2. Incremento de la productividad

Planificar nuestro tiempo de forma eficiente es de gran ayuda para concentrarnos mejor en nuestras tareas, lo que favorece la productividad. Esto hará más rápido y sencillo el proceso de conseguir los objetivos marcados.

3. Mayor disciplina

Planificar el tiempo adecuadamente es esencial para mantenerse enfocado en una meta sin dispersarse con distractores e interrupciones. Establecer períodos concretos para cada actividad nos ayuda a no procrastinar y ser más disciplinados.

4. Chute de motivación

Contar con una planificación bien hecha nos ayuda a ir alcanzando pequeñas metas y ver que, si nos organizamos, es posible conseguir lo que nos proponemos. Esto supone un gran chute de motivación que nos impulsa a perseverar, especialmente respecto a las metas más amplias y ambiciosas.

5. Mejor autoconocimiento

Planificarse ayuda a aprender a conocerse mejor e identificar los puntos fuertes y débiles a la hora de trabajar por ciertos objetivos. No todos nos amoldamos a una misma forma de organización, por lo que es importante que cada persona encuentre aquella a la que se ajuste mejor.

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Pasos para una planificación exitosa

Ahora que ya hemos comentado las ventajas que puede brindarnos una adecuada planificación, es momento de ver de qué forma es posible organizar bien el tiempo.

1. Aprende a priorizar

Es posible que pienses que todas tus tareas y obligaciones son urgentes. Sin embargo, tratar de abarcar todo de golpe es totalmente contraproducente. En lugar de saturarte con todas tus obligaciones, intenta determinar prioridades y discrimina entre aquellas actividades realmente urgentes y las que pueden posponerse temporalmente.

2. Ajústate a los tiempos de tu plan

De nada sirve trazar un plan de trabajo si luego no lo ponemos en práctica. Por ello, es importante que puedas ceñirte a los plazos que te has marcado para cada tarea, evitando no perderte en distracciones varias. Es posible que al principio te cueste no procrastinar o evadirte, pero progresivamente te acostumbrarás a los tiempos establecidos. Esto te hará sentir satisfecho por cumplir los ritmos fijados.

3. Sé realista

Sobre el papel es habitual caer en un optimismo excesivo, llenando el día de tareas y objetivos por cumplir. Sin embargo, esto puede ocasionar mucha frustración en la práctica, al ver que no logras alcanzar las metas indicadas. En su lugar, es recomendable que establezcas tiempos realistas, teniendo presente que en el desempeño de las tareas puede complicarse. Trata de estimar la duración de cada actividad con algo de margen extra.

4. Aprovecha los momentos de mayor energía

Aunque parezca algo irrelevante, no sólo es importante asignar tiempos concretos a cada tarea. Además, es recomendable situar aquellas más exigentes en los momentos del día en los que te sientas más enérgico. Si eres alguien de mañanas, trata de deshacerte de las actividades más complejas a primera hora. Si, por el contrario, tiendes a estar más activo hacia última hora del día, concentra lo más complejo al final de la jornada.

5. Procura ser flexible

Organizarse bien no consiste en llenar cada minuto de tu día con cosas que hacer. Es muy recomendable que dejes siempre espacios libres para poder tener margen de maniobra ante posibles imprevistos. Aunque está bien respetar el horario, tener flexibilidad para ajustarse a las demandas del día a día será de gran ayuda para organizarse bien.

6. No esperes al último día

Si tienes que tener una actividad preparada para una fecha concreta, procura no terminarla el mismo día que debe estar lista. Intenta dejarla resuelta un poco antes, ya que así podrás hacer cambios y ajustarte a posibles alteraciones de última hora.

7. Divide las tareas más complejas en otras más pequeñas

No todas las tareas son igual de complejas. Algunas requieren una implicación mayor, por lo que es recomendable dividirlas en retos más pequeños. Esto será clave para no desmoralizarse ante un volumen muy grande de trabajo y preservar la motivación. De esta manera, es más difícil que nos sintamos tentados a procrastinar o desistir.

8. No todo es trabajar

Siempre que hablamos de planificaciones pensamos en asuntos laborales y obligaciones. Sin embargo, organizarse también requiere respetar nuestros espacios de descanso, ocio y desconexión. Planificar el tiempo de forma adecuada implica necesariamente tener ratos de autocuidado, socialización, práctica de actividades gratificantes, etc. Es un error pensar que reducir el tiempo de descanso nos hará más productivos. Por el contrario, sacrificar ese momento de recargar pilas sólo contribuirá a que nos sintamos más cansados y desgastados que nunca. En consecuencia, seremos menos productivos.

9. No te quedes en palabras y quejas

Es importante que no te enquistes en la queja constante (“no llego a todo”) y, en su lugar, trates de ir más allá de las palabras ejecutando acciones. Entrar en bucle y lamentarse sin detenerse a analizar qué puede estar fallando para que te encuentres tan desbordada no te llevará a ningún cambio. En su lugar, lo mejor que puedes hacer es sentarte a pensar cómo puedes planificar tu tiempo para no llegar asfixiada al final del día.

10. Utiliza la escritura y los apoyos visuales

Quizá te parezca una tontería, pero escribir a mano es una excelente estrategia para interiorizar y procesar la información. Al escribir tus planes en papel, tendrás más orden en tu mente respecto a las actividades pendientes y la distribución del tiempo. Si eres olvidadizo, no dudes en recurrir a las notas y recordatorios, pues de lo contrario es altamente probable que se te pasen asuntos importantes.

Además, de escribir, es posible que te ayude tener stickers, dibujos o imágenes que te recuerden esas cosas que tienes pendiente por hacer. Hay personas que tienen una buena memoria visual, por lo que esta estrategia les resulta más útil que las palabras escritas. Utilizar códigos de color para discriminar las tareas más urgentes también te ayudará a tener un visión global y bien definida de tu plan general.

11. No te dejes llevar por la corriente

Cuando no nos organizamos bien nos sentimos saturados, y cuando estamos sobrepasados podemos llegar a un punto en el que todo nos da igual. Sin embargo, dejarse llevar por la corriente no es la mejor de las soluciones, pues esto puede terminar por complicarte más la vida. Toma las riendas de tu vida lo antes posible, pon orden y empieza poco a poco a gestionar tu tiempo.

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Conclusiones

En este artículo hemos hablado acerca de algunas pautas útiles para poder organizarse de manera correcta. Planificar el tiempo correctamente es algo muy recomendable, pues de lo contrario es fácil desaprovechar el tiempo y tener la sensación de que no se llega a todo. Establecer una planificación adecuada permite no sólo ser más productivos, sino también respetar los tiempos de ocio y descanso, esenciales para evitar el desgaste y recargar pilas.

Añadido a esto, una buena organización permite obtener una gran dosis de motivación, pues nos enfocamos más en los objetivos que tenemos y conseguimos resultados satisfactorios. En términos generales, planificar bien el tiempo requiere ser realista y distribuir las actividades de forma inteligente, de manera que aquellas más complejas se realicen en los picos de energía de la jornada.

Además, también implica ser flexible y amoldarse a los imprevistos cotidianos, priorizando aquellas tareas verdaderamente urgentes sobre las demás en lugar de abarcar todo de golpe. Toda buena planificación requiere no sólo enfocarse en el trabajo, sino también respetar los espacios de descanso. Además, es recomendable apoyarse en la escritura a mano y en los elementos visuales, ya que esto facilita el procesamiento de la información.

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